Publicado em: 15/08/2018 às 14h01

Ferramentas e indicadores de desempenho – softwares de gestão

Odontologia lucrativa: no quarto capítulo da série, Mauricio Motta mostra como as ferramentas de gestão podem ser aliadas do cirurgião-dentista.

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Introdução

 

A grande evolução da Odontologia, que aconteceu em técnicas, procedimentos e materiais, não ocorreu da mesma forma na gestão das clínicas. A gestão aplicada na maioria dos consultórios é a mesma de 30 anos atrás. O cirurgião-dentista custa a entender que a administração é tão científica quanto as técnicas odontológicas. Em 1911, Frederick Taylor publicou o livro Principles of Scientific Management (Princípios de Administração Científica), no qual sugere um novo modelo administrativo em que as empresas aumentavam consideravelmente sua produção, os empregados ganhavam mais e os produtos ficavam mais baratos para os consumidores.

Nós, cirurgiões-dentistas, temos uma grande dificuldade para mudanças e tomadas de decisões do consultório devido à falta de informação sobre o negócio. Não estamos acostumados com o uso de ferramentas de gestão, então, mudar esse cenário é o nosso desafio.

Peter Drucker disse que “o que pode ser medido pode ser melhorado”. Para ele, era muito clara a ideia de que somente medindo seria possível buscar resultados melhores. Segundo Davenport e Prusak, “informação são dados dotados de relevância e propósito”, sendo assim é de grande importância escolher os indicadores com informações realmente relevantes para o resultado do negócio. São os indicadores de desempenho que permitem acompanhar, avaliar, sugerir, decidir, interferir ou mudar o rumo de um processo ou conjunto de atividades visando atingir um determinado objetivo.

O assunto proposto neste capítulo tem o propósito de conceituar a importância do gerenciamento das clínicas odontológicas através de softwares e seus recursos, que crescem amplamente em um mercado em grande ascensão. Os softwares para gerenciamento se tornaram essenciais nos consultórios odontológicos e permitem administrar a agenda dos dentistas, lembrar os pacientes sobre as consultas, ter prontuário eletrônico, controlar o estoque de materiais, gerar relatórios financeiros e, principalmente, fazer ações de marketing odontológico e avaliar indicadores de desempenho.

Sem um sistema para gerenciamento, a administração de consultórios odontológicos fica muito mais complicada: repleta de pilhas de papéis e com baixa otimização do tempo. Um ponto em comum entre os softwares odontológicos disponíveis no mercado é a interface amigável. A maioria é fácil de usar, intuitiva e conta com automação para envio de e-mails e SMS, por exemplo.

Agora, a novidade entre esses gerenciadores é o funcionamento na nuvem, o que torna dispensável a instalação em um computador. O software usado na clínica pode ser acessado também de casa e em viagens, basta que o dispositivo tenha acesso à internet. 

 

 

1. Indicadores de resultados e desempenho

Normalmente, o desempenho do consultório é medido apenas pelo resultado financeiro, com a apuração de contas a pagar e contas a receber no final do mês. Porém, somente o resultado financeiro não é capaz de avaliar o sucesso de uma clínica. É de suma relevância o fato da conta estar positiva, mas não significa que você tem um grande desempenho, que não tenha processos ineficientes ou que a satisfação dos pacientes esteja alta.

Então, como medir e avaliar esses processos? Em 1992, Robert Kaplan e David Norton, professores da Harvard Business School (HBS), criaram uma metodologia de medição chamada Balanced Scorecard (BSC) – em português, “indicadores balanceados de desempenho”. Trata-se de um método de medição e gestão de desempenho diferente das ferramentas tradicionais (que só mensuram o resultado financeiro), pois o BSC avalia a empresa por quatro perspectivas diferentes: financeira, clientes, processos internos, aprendizados e crescimentos. Por este motivo, foi considerada pela renomada revista norte-americana Harvard Business Review como uma das práticas de gestão mais importantes e revolucionárias dos últimos 75 anos e é usada por, pelo menos, 50% das empresas no ranking Fortune.

Vale destacar que as ferramentas indicadoras de resultados e desempenho estão inseridas na maioria dos softwares odontológicos existentes no mercado.

(Imagem: Shutterstock)

 

Tipos de indicadores

• Indicadores de eficácia: dizem respeito aos resultados obtidos versus resultados pretendidos;
• Indicadores de eficiência: levam em consideração os resultados obtidos versus recursos empregados;
• Indicadores de capacidade: trazem a relação de quantidade que se pode produzir versus tempo de produção;
• Indicadores de rentabilidade: é a relação entre o lucro (percentual) e o investimento realizado pela empresa;
• Indicadores de lucratividade: é o percentual de lucro versus vendas totais;
• Indicadores de qualidade: referem-se aos procedimentos com inconformidades ou retrabalhos. Para isso, levam em consideração os produtos produzidos versus saídas adequadas;
• Indicadores de efetividade: é a união do indicador de eficácia e eficiência;
• Indicadores de vendas em quantidade: relativizam a performance de vendas, a quantidade de orçamentos realizados e a quantidade de orçamentos fechados;
• Indicadores de vendas em qualidade: avaliam a performance em vendas em valor;
• Indicadores de ticket médios: permitem entender como funciona a dinâmica de vendas. Podem ser acompanhados de três formas: por venda, por cliente e por vendedor. Com esses três parâmetros, é possível identificar a performance do setor de forma mais ampla e identificar ações que podem maximizar os resultados ou pontos que necessitam de melhoria;
• Indicador estratégico: mensura o cenário atual da empresa em relação ao que havia sido projetado inicialmente para o momento;
​• Indicadores de produtividade: é a relação de procedimentos produzidos versus tempo. Normalmente, são utilizados para avaliar funcionários e colaboradores.

 

2. Ponderações

Nas empresas mais modernas, as ferramentas de gestão on-line são as responsáveis por esse modelo de gestão inteligente, que poupa os gestores de tarefas repetitivas, manuais e burocráticas, e potencializa o trabalho dos colaboradores. Sendo assim, é preciso:

Conhecer as principais funções da ferramenta
Não dê tiro no escuro. Uma ferramenta de gestão deve ser o braço direito do gestor, proporcionar confiança no funcionamento e entendimento exato sobre o que ela tem a oferecer, para usá-la da forma mais inteligente. Por isso, antes de contratar uma empresa, é importante solicitar uma demonstração do produto para tirar as dúvidas.

Envolver a equipe para incentivá-la a usar
Já dizia Benjamin Franklin “Diga-me e eu esquecerei, envolva-me e eu aprenderei”. Essa lógica se aplica em qualquer relação de aprendizagem, inclusive no processo de adaptação da equipe à nova ferramenta de gestão adotada.


3. Melhores práticas com ferramentas de gestão

Se você ainda hesita em adotar uma ferramenta de gestão para a equipe ou empresa porque não tem certeza sobre como será a adesão, seguem algumas dicas para tornar esse processo uma boa experiência de renovação do ambiente de trabalho e da sua forma de trabalhar.

Escolha ao menos uma ferramenta para testar e começar uma nova fase profissional
Sabemos que o começo exige alguma dedicação e muitas dessas ferramentas demandam certo tempo de configuração da conta, mas esse investimento trará economia de tempo em curto e médio prazos.

• Adapte a ferramenta ao seu negócio, e não o contrário
A tecnologia fará sentido a partir do momento que começar a atender às necessidades da sua clínica.

 

Colaborador: Edson Tanaka (cirurgião-dentista formado pela Unicamp, implantodontista e periodontista).


Bibliografia
• Davenport TH, Prusak L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual (4a ed.). Tradução de Lenke Peres. Rio de Janeiro: Campus, 1998.
• Kaplan RS, Norton DP. The balanced scorecard – measures that drive performance. In: Harvard Business Review. Harvard Business School Press, 1992. p.71-9.
• Drucker PF. Inovação e espírito empreendedor: práticas e princípios. São Paulo: Pioneira, 1987.
• Kaplan RS, Norton DP. A estratégia em ação: balanced scorecard (4a ed.). Rio de Janeiro: Campus, 1997.
• Pongeluppe PC, Batalha MO. Utilização de indicadores de desempenho para micro e pequenas empresas. Disponível em: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2001_TR72_0958.pdf>.
• Hronec SM. Sinais vitais. São Paulo: Makron Books, 2001. p.76. Colaborador: Edson Tanaka (cirurgião-dentista formado pela Unicamp, implantodontista e periodontista).

 

 

 

Odontologia Lucrativa – Qual o seu plano de negócios?
 

Capítulo 1 – Fundamentos da gestão financeira
Capítulo 2 – Gestão financeira aplicada às clínicas odontológicas

Capítulo 3 – Planejamento tributário na Odontologia
Capítulo 4 – Ferramentas e indicadores de desempenho – softwares de gestão
Capítulo 5 – Impactos da Reforma Trabalhista no dia a dia das clínicas
Capítulo 6 – Como montar um plano de negócios em Odontologia

Os capítulos são parte integrante das edições 2018 da revista OrtodontiaSPO.



Sobre o autor

Especialista em Reabilitação Oral com implantes, Mauricio Motta tem quase 30 anos de atividade profissional. Ele dirige sua própria clínica, uma organização multidisciplinar, no bairro do Tatuapé, em São Paulo (SP). Ao longo destes anos, Motta também tem ministrado cursos em seu campo de atuação, em parceria com grandes empresas do setor.
Mauricio Motta é filho de Antonio Carlos Motta, contador responsável pela fundação de uma grande organização contábil na zona leste de São Paulo há mais de 50 anos. A partir de 2010, o cirurgião-dentista passou a dirigir essa tradicional organização e criou uma segunda empresa de contabilidade, a WorkDoctor, cuja proposta é atender os profissionais do segmento de saúde oferecendo ferramentas digitais exclusivas de gestão e controle contábil. Até hoje, já são mais de 250 profissionais de Odontologia e Medicina atendidos pela empresa.
Fale com o autor: mauricio@orgmotta.com.br