Introdução

Cada vez mais, as clínicas odontológicas necessitam de controles financeiros eficientes para que seus responsáveis possam realizar uma gestão adequada, visando maximizar os resultados de sua atividade. No mercado odontológico, essa necessidade cresce diariamente, tendo em vista a quantidade de informações relacionadas a aspectos administrativos.

O ponto fraco está na deficiência da formação acadêmica do cirurgião-dentista, pois os critérios básicos de administração não compõem a programação curricular das universidades. Outro fato é que a rotina clínica do profissional de Odontologia em seu consultório o distancia dos conceitos básicos de gestão. O futuro e a sobrevivência da Odontologia não dependerão apenas de conhecimento técnico específico das especialidades odontológicas, e sim de uma ampla visão empresarial do seu negócio.

Em poucas palavras, o que deve estar sob controle são:

1) Contas do consultório versus contas pessoais;

2) Controle do fluxo de caixa;

3) Custos relacionados ao funcionamento da clínica;

4) Formação dos preços a serem praticados;

5) Demonstrativo de resultado e lucro.

As bases fundamentais da gestão administrativa e financeira descritas no capítulo anterior podem ser adotadas amplamente em qualquer empresa, pois são básicas e amplamente conhecidas, estudadas e conferidas no dia a dia empresarial. Para melhor aplicá-las em clínicas e consultórios odontológicos, elaboramos um passo a passo que julgamos simples.

1. Conta consultório x conta pessoal

Manter uma organização financeira adequada pode parecer tarefa difícil para o pequeno ou microempresário odontológico que tem que conciliar as despesas pessoais com as da empresa. Muitas vezes, essas despesas se misturam, o que pode levar a prejuízos e até mesmo à falência da clínica. Com uma gestão equilibrada e separada das finanças pessoais, você saberá com mais facilidade qual é o lucro real da clínica, os resultados dos investimentos e terá mais praticidade para fazer projeções para o futuro. Muitos cirurgiões-dentistas chegam à falência por gastarem com despesas próprias muito mais do que poderiam retirar mensalmente da clínica – ação que não garante uma economia sustentável.  

O ideal é ter contas correntes separadas: uma para você e outra para a sua empresa. Não é uma obrigação legal, e alguns empresários conseguem administrar as finanças conjuntamente, mas com contas separadas fica mais fácil ter uma boa organização financeira. Dessa forma, você poderá controlar melhor os lançamentos nos extratos, os pagamentos recebidos e os gastos realizados.

Outra vantagem está relacionada a efeitos fiscais. Assim, será mais fácil comprovar o faturamento, o que torna mais simples a declaração de imposto de renda. Nesse caso, qualquer relatório solicitado para análise financeira, seja qual for o período ou sua aplicabilidade, estaria comprometido pela não obediência da organização correta das contas pessoais e empresarias – lei única e unânime da organização administrativa em seu formato mais simples e básico.

Outra medida é criar uma rotina administrativa de atualizar todos os números referentes à empresa e também às finanças pessoais em ambientes diferentes. Dessa forma, você perceberá mais claramente o quanto entra de receita e o quanto de dinheiro é despendido para cada situação do consultório e da sua vida pessoal.

Essa é a fórmula perfeita, além de identificar os principais ganhos e gastos e conhecer o montante de entrada e saída em cada uma das contas: a pessoal e a profissional.

Dica: defina um pró-labore para suas necessidades.

Muitos cirurgiões-dentistas têm dúvidas na hora de pagar as contas pessoais, por não ser indicado realizá-lo com os recursos da empresa. É simples, basta estipular uma retirada de pró-labore mensal, que é um valor que será utilizado para remunerar, ou seja, para cobrir os gastos pessoais. Deve ser avaliado também um valor que não comprometa o planejamento tributário, pois, em determinados modelos, ele gera recolhimento de impostos ou economia tributária.

2. Controle do fluxo de caixa

Odontologia Lucrativa - Gestão financeira aplicada às clínicas odontológicas - Controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa, como foi descrito no capítulo anterior, é um tipo de controle da movimentação financeira em um determinado período de tempo, considerando entradas e saídas de dinheiro a partir de registros detalhados. Em uma visão diária, semanal ou mensal, ele já oferece instrumentos de verificação e análise para o negócio.

Para tornar o processo mais eficiente, todas as receitas e despesas, por menores que sejam, precisam ser registradas. Em clínicas, é comum que essa organização comece por planilhas, mas o mais recomendável é avançar rumo a ferramentas mais completas, como um software de gestão.

A partir desse levantamento, que é uma ação básica e indispensável, é possível contar com uma verdadeira base de dados. Com ela, o cirurgião-dentista tem os subsídios necessários para as tomadas de decisões, porque, ao realizar o fluxo de caixa, ele adquire uma visão mais precisa sobre o momento financeiro da clínica. Isso significa saber, por exemplo, que aquela semana que parecia ótima para o faturamento, na realidade, gerou receitas próximas das despesas.

Para que seja bem aproveitado e cumpra com seus objetivos, os números registrados no fluxo de caixa podem ser diários, semanais, quinzenais ou mensais, dependendo da necessidade da clínica em acompanhar as movimentações financeiras.  

Fluxo de caixa mensal

Introdução

O fluxo de caixa mensal é usado como um resumo do fluxo de caixa diário, reunindo os dados totais. A planilha está dividida em “Previsto” e “Realizado” por semana e por “Entradas” e “Saídas”, com suas respectivas categorias.

Instruções de uso

Se você já faz o fluxo de caixa diário no seu negócio, fazer o fluxo mensal vai ser bem fácil, pois já terá os números reunidos. Se ainda não utiliza essas ferramentas, está na hora de repensar a sua forma de gestão e incluí-las o mais breve possível na rotina.

Odontologia Lucrativa - Gestão financeira aplicada às clínicas odontológicas - Modelo de fluxo de caixa mensal

Aqui, o modelo está dividido por “Semanas”. Em cada uma delas, você deve apontar o que está “Previsto” (os valores que pretende receber e gastar naquele período) e o “Realizado” (o que efetivamente foi arrecadado e gasto). Os valores devem representar tanto as “Entradas” quanto as “Saídas”, de acordo com as categorias que você definiu para controlar a sua movimentação financeira. É possível acrescentar quantas categorias forem necessárias. No final, terá o total de entradas e saídas daquela semana.

Uma dica é organizar-se assim: na segunda-feira, coloque os valores previstos para aquela semana e, na sexta-feira à noite ou no sábado, complete com o realizado. Daí é só comparar os resultados. Por meio deles, é possível acompanhar o comportamento da clínica naquele período. Isso ajuda na tomada de decisões, por exemplo, de aumentar ou diminuir a quantidade de estoque, pedir antecipação de uma receita ou mais prazo a um fornecedor.

O “Saldo inicial” é o valor disponível em caixa no início da semana. Comece preenchendo esse valor na semana 1. A linha “Saldo atual” soma o saldo inicial com o total de entradas e diminui o total de saídas. E o “Saldo anterior” é igual ao “Saldo inicial” da semana anterior (por exemplo, o saldo anterior da semana 2 é igual ao saldo inicial da semana 1). O “Saldo operacional” é o resultado da semana (entradas menos saídas), que permite verificar se houve mais despesas do que receitas ou o contrário.  

Custos relacionados ao funcionamento da clínica

A redução de custos e o gerenciamento de gastos devem ser pensados constantemente – em crise econômica ou não. Esse olhar vai apoiá-lo a sempre manter uma vantagem competitiva diante da concorrência. E como começar? Como calcular o custo atual da clínica? Como utilizar efetivamente esse dado?

Nos dias de hoje, e com o atual cenário do País e da Odontologia, é fundamental que o cirurgião- -dentista – na condição de gestor de consultório ou clínica e também da carreira – tome cuidados básicos e essenciais para uma boa gestão de custos. Para isso, conhecer gestão financeira em Odontologia, saber conceituar e controlar os custos para a prestação do serviço e ter um registro eficiente e detalhado das receitas são pilares desse processo. Para obter o custo e decidir pelo preço final de um procedimento, devemos saber o que nos custou para executá-lo. Sem isso, corre-se o risco de cobrar um valor de forma empírica e ter como única e temerosa meta de faturar o máximo possível, independentemente da alocação de recursos ou de tempo, pois é dessa forma que muitas clínicas e consultórios ainda insistem em medir seus desempenhos.

Um método de custeio é uma forma de aplicarmos uma gestão de custos nas empresas. Apenas como informação, existem três principais métodos de custeio: variável (direto), por absorção e pleno. Para consultórios e clínicas de Odontologia, o método de custeio variável é uma boa opção pela sua forma de classificar os custos e pelas poderosas informações gerenciais para a tomada de decisões. O método de custeio variável divide os custos em fixos e variáveis. Para algumas contas básicas, e para provocar o pensamento estratégico em Odontologia, usarei como referência o controle mensal de um consultório.

Custos fixos

Odontologia Lucrativa - Gestão financeira aplicada às clínicas odontológicas - Custos fixos

Eles existem, independentemente de a prestação do serviço ocorrer, e são distribuídos por meio de critérios de rateio. Por exemplo, se o consultório custa R$ 20 mil, nesses custos estão:

1) Pró-labore;

2) Folha de pagamento e encargos;

3) Aluguel, IPTU, água, luz, telefonia, internet, seguros, condomínio;

4) Reservas para 13o, férias e multas;

5) Custos de depreciação;

6) Custo do rendimento do capital imobilizado na clínica.

Para mantê-lo (incluindo o seu salário), você atendeu 160 horas (40 horas semanais) no consultório. O rateio dos R$ 20 mil pelas 160 horas sinaliza que você, para bancar seus custos fixos, deveria faturar, em média, R$ 125 por hora trabalhada. Portanto, esse método define que para um consultório funcionar seus custos fixos já devam ser contabilizados e comprometidos em qualquer cenário de volume, atendimentos ou de produção.

Custos variáveis

São aqueles que crescem de forma direta e proporcional ao aumento do nível de atividade, ou seja, do número de procedimentos e consultas realizadas. Os principais custos variáveis são:

1) Material de consumo odontológico;

2) Impostos sobre serviços prestados;

3) Porcentagem de serviços terceirizados;

Dica: no caso de material de consumo, deve ser contabilizado o custo por procedimento e não o custo referente à dental. A conta da dental é controle de estoque, ou seja, quando sai do armário e entra na boca do paciente é que passa a ser o custo variável daquela consulta.

Formação de preços

O método sugerido de custeio variável trabalha da seguinte forma: simulando a consulta inicial de uma hora trabalhada.

  Custo
Custo fixo por hora R$ 125,00
+  
Custo variável (consumo) R$ 5,00
+  
Custo variável (15% de imposto) R$ 19,50
=  
Valor de referência: procedimentos consulta inicial R$ 149,50

1) O valor de R$ 149,50 é o custo mínimo para uma hora de atendimento na clínica, e essa hora foi calculada levando-se em conta a ocupação de 100% da agenda.

2) Procedimentos em que o componente “Custos fixos” seja menor do que R$ 125 por hora obrigarão a realização do procedimento em menor tempo e com intensa ocupação de agenda ou de procedimentos por consulta.

3) Procedimentos em que o componente “Custos fixos” seja maior do que R$ 125 por hora permitirão a realização do procedimento em maior tempo e com menor dano à gestão financeira em função da ociosidade da agenda.

4) O custo variável de R$ 5 foi sugerido.

5) O imposto sugerido nesse caso é de 15% do preço final do serviço. Deve ser reservado em toda venda com emissão de nota ou recibo para o momento de acerto de contas tributário. Muitos profissionais pecam por não fazerem um planejamento tributário básico.

6) O custo fixo de R$ 125 representa a maior fatia na composição do custo do procedimento. Portanto, uma ação de controle e redução nesse custo terá muito mais impacto do que uma redução nas compras de material de consumo. Como foi citado acima, o salário ou pró-labore do dentista está incluído no cálculo dos R$ 125.

Esses são alguns números que devem constar na gestão de custos em Odontologia. Fazer registros, controlá-los e gerenciá-los são ferramentas importantes para manter o empreendimento financeiramente saudável e com melhor desempenho e produtividade. Pode parecer trabalhoso no começo, mas tudo depende de disciplina e visão estratégica. Você pode delegar o trabalho de registro e controle para um membro da equipe e, diante dessas informações, tomar as melhores decisões para o seu negócio crescer de forma sólida e sustentável, gastando menos e com maior lucratividade. Por fim, registre tudo o que entra e de onde vem; e tudo o que sai e para onde vai. Afinal de contas, quem não sabe quanto custa não sabe quanto vai cobrar.

 Após identificar os custos operacionais, cabe a cada profissional mensurar seus honorários, agregando valor, utilizando critérios, como tempo de formado, público-alvo, endereço, modelo de negócio etc.

Demonstrativo de resultado e lucro

O que é DRE?

Demonstração do Resultado do Exercício, também conhecida como DRE, é um documento contábil, cujo objetivo é detalhar a formação do resultado líquido de um exercício pela confrontação das receitas, custos e despesas de uma empresa, apuradas segundo o princípio contábil do regime. Em outras palavras, a DRE apresenta o resumo financeiro dos resultados operacionais e não operacionais de uma clínica.

Para fins legais de divulgação, abrange o período estabelecido como exercício financeiro, que normalmente vai de janeiro a dezembro (12 meses). Entretanto, também pode ser elaborado mensalmente, para fins administrativos, ou trimestralmente, para fins fiscais.

Lucro

É o resultado das receitas obtidas menos todos os custos, e deve ser apurado em períodos determinados. Ele reflete todo o resultado financeiro e aponta para a viabilidade ou adequação estratégica de toda a operação em relação ao mercado.

Odontologia Lucrativa - Gestão financeira aplicada às clínicas odontológicas - Lucro

Colaboração na revisão: Fernando Versignassi, cirurgião-dentista, membro do Crosp e MBA em Gestão de Negócios.


Bibliografia

  • Bornia AC. Análise gerencial de custos: aplicação em empresas modernas. 3a ed. São Paulo: Atlas, 2010.
  • Martins E. Contabilidade de custos. 10a ed. São Paulo: Atlas, 2010.
  • Megliori E. Custos: análise e gestão. 3a ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2012.
  • Coutinho L, Padilha H, Klimick C. Educação Financeira - Como Planejar, Consumir, Poupar e Investir. São Paulo: Editora Senac, 2015.
  • Colaboração na revisão: Fernando Versignassi, cirurgião-dentista, membro do Crosp e MBA em Gestão de Negócios.

Sobre o autor

Especialista em Reabilitação Oral com implantes, Mauricio Motta tem quase 30 anos de atividade profissional. Ele dirige sua própria clínica, uma organização multidisciplinar, no bairro do Tatuapé, em São Paulo (SP). Ao longo destes anos, Motta também tem ministrado cursos em seu campo de atuação, em parceria com grandes empresas do setor.

Fale com o autor:
mauricio@orgmotta.com.br